DIALOGIS.CO – Efisiensi pengarsipan menjadi sebuah tanggung jawab setiap instansi baik pemerintah maupun swasta. Hal ini guna memudahkan untuk memilah berkas penting dan tidak terlalu penting.
Begitu juga dilakukan oleh Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) yang beberapa waktu lalu melakukan pemusnahan terhadap arsip dari tahun 2005 hingga 2011 yang dinilai sudah tidak relevan.
Kepala Bidang Peningkatan Prestasi Olahraga Dispora Kaltim, Rasman yang memandang bahwa pemusnahan dokumen arsip yang tidak relevan memang sangat diperlukan sebagai langkah efisiensi dan juga efektivitas dalam bekerja.
Rasman menyebutkan jika digitalisasi arsip akan menjadi relevan dilakukan dalam meningkatkan pengelolaan dokumen penting di lingkungan pemerintahan. Khususnya Dispora Kaltim.
“Daripada arsip yang tidak diperlukan ini malah menumpuk, jadinya ya perlu adanya pemusnahan yang dilakukan dan digitalisasi arsip juga jadi langkah yang efektif yang dapat kita lakukan kedepan,” ungkapnya
Tidak asal, pihaknya pun melakukan upaya pemusnahan tersebut berdasarkan aturan dan ketentuan yang berlaku. Mengingat, arsip juga bagian dari dokumen negara yang harus dijaga. Maka dari dirinya menawarkan untuk menerapkan digitalisasi terhadap seluruh arsip dan dokumen.
“Ke depan kita akan perkuat di digitalisasi arsip, sehingga dokumen dokumen yang diperlukan itu tidak menghilang begitu saja,” lanjutnya
Sebagai informasi, untuk dokumen arsip yang dimusnahkan sendiri itu merupakan dokumen lama yang berasal dari tahun 2005 sampai dengan 2011 dan dalam pemusnahan arsip yang dilakukan ini merupakan dokumen-dokumen Dispora Kaltim yang tidak diperlukan lagi.
“Pastinya ada pertimbangan dalam pemusnahan arsip ini, karena sesuatu yang kita tidak perlukan lagi buat apa kita simpan terus,” pungkasnya. (Adv/rk)
