DIALOGIS.CO – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kabupaten Kutai Kartanegara (Kukar) menerima penyerahan arsip inaktif dari sejumlah Organisasi Perangkat Daerah (OPD) sebagai upaya meningkatkan ketertiban administrasi dan profesionalisme pengelolaan arsip di lingkungan pemerintahan.
Plt Kepala Diarpus Kukar, Rinda Destianti, menjelaskan bahwa arsip inaktif merupakan dokumen yang penggunaannya sudah jarang namun masih memiliki masa simpan sesuai ketentuan.
“Kalau bicara klasifikasi arsip, ada arsip aktif, dinamis, inaktif, statis, vital, dan sebagainya. Yang kami terima saat ini adalah arsip inaktif, yaitu arsip yang intensitas penggunaannya sudah jarang,” ujarnya, Jumat (15/08/2025).
Setelah diterima, arsip tersebut akan diajukan ke tim penilai arsip untuk proses penyusutan dan pemusnahan. Proses ini mengacu pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) dengan masa simpan minimal 10 tahun sesuai regulasi.
“Tujuan dari semua ini tentu saja untuk meningkatkan ketertiban dalam pengelolaan arsip. Kukar sebenarnya sudah cukup baik, bahkan kemarin kami mendapat juara satu dalam lomba kearsipan Mars dari 10 kabupaten/kota. Tapi kami ingin dorong lebih banyak lagi OPD agar tertib arsip menuju 2025,” jelas Rinda.
Dari 59 OPD yang ada, Diarpus menargetkan lebih dari separuhnya sudah menyerahkan arsip inaktif, yang kemudian akan diproses penyusutan dan pemusnahannya.
Rinda menambahkan bahwa pengelolaan arsip tidak hanya menjadi tanggung jawab OPD, tetapi juga desa dan kelurahan.
“Pengelolaan arsip idealnya dilakukan setahun sekali atau dua kali, tergantung kebutuhan dan aktivitas pencipta arsip. Karena setiap hari pasti ada proses penciptaan arsip, seperti surat-menyurat, laporan, notulen rapat, hingga dokumen perencanaan tahunan seperti RKA. Bahkan untuk dokumen strategis seperti Renstra bisa lima tahunan,” terangnya.
Saat ini, arsip umumnya disimpan di record center masing-masing OPD sebelum akhirnya diserahkan ke Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) di Bukit Biru. Untuk arsip vital dan statis yang memiliki nilai sejarah, penyimpanan dilakukan di depo arsip di Anung Adewah.
“Kami punya dua rumah yang dijadikan LKD. Sementara arsip vital dan statis yang punya nilai sejarah kami simpan di depo arsip di Anung Adewah,” tambahnya.
Tahun ini, Diarpus juga memfokuskan pembenahan arsip terkait pandemi COVID-19. Arsip tersebut ditetapkan sebagai arsip statis karena memiliki nilai sejarah penting bagi daerah maupun bangsa.
“COVID-19 adalah peristiwa luar biasa yang dampaknya dirasakan secara global. Maka semua dokumen yang dihasilkan selama masa pandemi, baik dari dinas kesehatan, rumah sakit, maupun OPD lain, kami tetapkan sebagai arsip statis. Saat ini kami sedang melakukan pembenahan terhadap arsip-arsip itu, yang melibatkan 12 OPD termasuk rumah sakit,” pungkas Rinda. (Adv/fk)
